उपरोक्त सम्बन्धमा सबै प्रकार र तह ( सामुदायिक, संस्थागत र परम्परागत / धार्मिक प्रकृति) का विद्यालयहरुबाट प्रत्येक शैक्षिक सत्रको शुरु र अन्त्यमा क्रमशः Flash | र Flash || School Census अन्तर्गत विद्युतीय एकीकृत शैक्षिक व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (Integrated I II Educational Management Information System – IEMIS) मा विद्यालय शिक्षासँग सम्बन्धित तथ्यांक / सूचनाहरु Web based System मा व्यवस्थापन गरी तिनको संकलन, एकीकरण, विश्लेषण प्रतिवेदन तयारी, प्रबोधीकरण र प्रकाशन गर्दै सोका आधारमा योजना निर्माण, कार्यान्वयन, अनुगमन तथा मूल्याङ्कनका कार्यहरु हुँदै आइरहेको व्यहोरा विदितै छ ।
यसै सन्दर्भमा शैक्षिक सत्र २०८१ को विद्यालयस्तरीय शैक्षिक तथ्याङ्क मिति २०८१ आषाढ १५ गते भित्र सबै प्रकारका विद्यालयहरुले देहाय अनुसार अद्यावधिक गर्नु हुन र सबै स्थानीय तहहरुले सो कार्यका लागि सहजीकरण गरिदिनु हुन यस केन्द्रको मिति २०८१।०२।०२ को निर्णयानुसार अनुरोध छ । यस विषयमा कुनै द्विविधा भएमा केन्द्रको वेवसाइट (www.cehrd.gov.np) मा रहेको सहजीकरण पुस्तिका, युट्युव (IEMIS CEHRD Nepal), Facebook (lemis Cehrd Nepal) र Viber (IEMIS CEHRD Viber Community) मा रहेका सूचना तथा जानकारी अध्ययन गर्नुहुन समेत अनुरोध छ ।
विद्यालयहरुले गर्नुपर्ने कार्य
क) विद्यालयले यस प्रणालीमा भएका सबै विवरण प्रधानाध्यापकको रोहवरमा यथार्थ रुपमा अद्यावधिक गर्ने, (सो नगरेका कारण विद्यालयले प्राप्त गर्ने अनुदान तथा विद्यार्थीले प्राप्त गर्ने सुविधामा फरक पर्ने भएकाले सबै विवरणहरु त्रुटिरहित तरिकाले सतर्कतापूर्वक भर्ने/अद्यावधिक गर्ने । वास्तविक विवरण नभरेको / अद्यावधिक नगरेका कारण विद्यालय वा विद्यार्थी कुनै सुविधा प्राप्त गर्नबाट वञ्चित भएमा सम्बन्धित प्रधानाध्यापक नै जिम्मेवार हुने भएकाले यस कार्यमा प्रधानाध्यापक स्वयंले विशेष ध्यान दिने ।
ख। एकीकृत शैक्षिक व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको बेवपेज (https://emis.cehrd.gov.np) खोलेर युजर (विद्यालयको IEMIS कोड ) र
आफ्नो पासवर्ड प्रयोग गरी लगइन गर्ने ।
ग) Dashboard को शुरुमा रहेको School Profile (Basic Profile, ECED Information र Management & others) मा रहेका
विवरणहरु अद्यावधिक गर्ने ।
घ) Student Information मेनुको Scholarship मा गएर छात्रवृत्तिको विवरण भर्ने र विद्यार्थीको बार्षिक हाजिरी दिन प्रविष्ट गर्ने । ङ) त्यसपछि Manage Exam मा गएर विद्यार्थीहरुको शैक्षिक सत्र २०८० को अन्तिम परीक्षाको उपलब्धि विवरण प्रविष्टि गर्ने
अनि क्रमशः Student Information मा गएर Update मेनुमा रहेका Passed, Passed & Transfer, Double promoted, Repeated, Repeated & Transfer, Dropout) गर्ने ।
च) आफ्नो विद्यालयबाट अन्यत्र विद्यालयमा स्थानान्तरण भै जाने विद्यार्थीलाई Student Record मा रहेको Student Transfer मा
गई उक्त विद्यार्थी जुन विद्यालयमा गइ भर्ना भएको छ सो विद्यालय छानी Transfer Click गर्ने ।
छ) Transfer भइ आएका विद्यार्थीको विवरण Student Accept मा गई विद्यार्थीको लिष्ट हेरी Accept गर्ने ।
ज) पूर्व प्राथमिक तह (ECED / PPC) का सबै र कक्षा १ मा (ECED / PPC को अनुभव लिइ कक्षा १ मा आएका बाहेकका) भर्ना
हुन आएका बालबालिकालाई मात्र Add Student विवरण प्रविष्ट गर्ने ।
झ) कक्षा २ वा सो भन्दा माथिल्लो कक्षामा भर्ना हुन आउने विद्यार्थीको हकमा अघिल्लो विद्यालयबाट स्थानान्तरण प्रमाणपत्र (IEMIS को रजिष्ट्रेशन नम्बर सहित) ल्याउन लगाइ Student Accept मा रहेका विद्यार्थी Search गरी आफ्नो विद्यालयमा भर्ना हुन आएको विद्यार्थीको विवरण Accept गर्ने । अघिल्लो विद्यालयले Transfer गर्न बाँकी रहेछ भने उक्त विद्यालयलाई Transfer गर्न अनुरोध गरी विद्यार्थी विवरण Accept गर्ने ।
ञ) सबै विद्यालय (Montessori /ECED देखि कक्षा १२ सम्म सञ्चालन भएका) हरुले आ-आफ्नो विद्यालयको IEMIS अनिवार्य रुपमा अद्यावधिक गर्ने । विगत देखि सञ्चालनमा रहेका तर हालसम्म IEMIS कोड प्राप्त नगरेका वा शैक्षिक सत्र २०८१ देखि सञ्चालनमा आएका नयाँ विद्यालय भए मिति २०८१ जेष्ठ मसान्त भित्र स्थानीय तह मार्फत कोड प्राप्त गरी विवरण अद्यावधिक गर्ने ।
Dash Bord मा रहेको Teacher /Staff Menu गइ शिक्षक तथा कर्मचारीहरुको विवरण अद्यावधिक गर्ने । यसैमा अद्यावधिक गरिएको विवरणका आधारमा IEMIS बाट नै शिक्षक/कर्मचारीको तलबभत्ताका लागि माग फाराम तयार गर्ने कार्य भै रहेकाले त्रुटिरहित तरिकाले उक्त विवरण अद्यावधिक गर्ने ।
ठ) SMC Menu मा गइ विद्यालय व्यवस्थापन समिति सम्बन्धी विवरण अद्यावधिक गर्ने ।
ड) Infras (Infrastructure ) Inventory Menu मा गइ विद्यालयमा रहेका सम्पूर्ण भौतिक संरचना र विद्यालय नक्शाङ्कन (School
Mapping) सम्बन्धी विवरण अद्यावधिक गर्ने ।
ढ) बाढी पहिरो, हावा हुरी, भुकम्प जस्ता प्राकृतिक प्रकोपबाट भएको शैक्षिक क्षति सम्बन्धी विवरण भर्ने स्थानहरु भएकाले यदि
उपर्युक्त कारणबाट विद्यालयमा कुनै क्षति भएमा EiE Menu रहेका सम्पूर्ण विवरण तत्काल अपडेट गर्ने ।
ण) प्राविधिक शिक्षा तथा व्यावसायिक तालिम परिषदबाट सम्बन्धन लिइ सामुदायिक विद्यालयमा प्राविधिक शिक्षा (Technical Education in Community School- TECS) सञ्चालन गरिरहेका सामुदायिक माध्यमिक विद्यालयहरुले उक्त कार्यक्रम अन्तर्गत (Pre- diploma/Diploma) अध्ययनरत विद्यार्थीको विवरण पनि यस प्रणालीमा प्रविष्ट गर्ने ।
त) गतबर्ष विवरण अद्यावधिक गर्न छुट भएका विद्यालयहरुले शैक्षिक सत्र २०८० देखि कै विवरण अद्यावधिक गर्ने ।
स्थानीय तहका लागि अनुरोध
क) शैक्षिक सत्र २०८१ देखि नयाँ अनुमति प्राप्त गरेका वा विगतमा अनुमति / स्वीकृति प्राप्त गरी सञ्चालनमा रहेका तर हालसम्म IEMIS कोड प्राप्त नगरेका विद्यालयहरुको शिक्षा तथा मानव स्रोत विकास केन्द्रबाट IEMIS कोड प्राप्त गरी सम्बन्धित विद्यालयलाई उपलब्ध गराइ विवरण अद्यावधिक गर्न लगाउनु हुन ।
ख) विद्यालयबाट भरिएको सम्पूर्ण विवरण विशेष गरी भौतिक अवस्था सम्बन्धी विवरण ( भवन, कक्षाकोठा, शौचालय), पुस्तकालय, विज्ञान प्रयोगशाला, सूचना प्रविधि प्रयोगशाला, लगायतका विवरण सही रुपले भरेको / अद्यावधिक गरे नगरेको बारेमा विशेष ध्यान दिनु हुन ।
ग) IEMIS मार्फत नै शिक्षक तथा कर्मचारीको तलबभत्ता माग फाराम संकलन तथा शिक्षक दरबन्दी पुनरावलोकन सम्बन्धी कार्यका लागि शिक्षक सम्बन्धी विवरण (स्वीकृत दरबन्दी राहत अनुदान, स्थायी / अस्थायी, स्थानीय तह / प्रदेशबाट अनुदान प्राप्त गर्ने, शिक्षण सहयोग अनुदान प्राप्त गर्ने र निजीस्रोत लगायत नियुक्ति भएको मिति र विषय आदि खुल्ने गरी) लाई पूर्ण रुपमा अद्यावधिक गर्न लगाउनु हुन ।
घ) स्थानीय तहहरुले IEMIS User मा आफ्नो शाखाको अफिसियल इमेल प्रयोग भए/नभएको यकीन गरी नभएमा अफिसियल इमेल र आधिकारिक प्रयोगकर्ताको विवरण यस केन्द्रको शैक्षिक सूचना व्यवस्थापन शाखा (iemis@cehrd.gov.np) मा उपलब्ध गराउनु हुन ।
ङ) बन्द वा समायोजन भएका विद्यालयको विवरण, स्थानीय तहको User Account बाट अद्यावधिक गर्नुहुनका साथै समायोजन/बन्द भएका विद्यालयहरुको सो सम्बन्धमा भएको निर्णयको विवरण (iemis@cehrd.gov.np) उपलब्ध गरिदिनु हुन । च) सामाजिक परीक्षण (IEMIS बाट प्राप्त हुने School Report Card प्रयोग गरी) र आर्थिक परीक्षण गरेको, विद्यालय सुधार योजना बनेको / अद्यावधिक भएको, विद्यालय व्यवस्थाप समिति र शिक्षक अभिभावक संघ गठन मिति लगायतका सबै विवरणहरु अनिवार्यरुपमा अध्यावधिक गर्न विद्यालयहरुलाई सूचित गरिदिनु हुन ।
छ) स्थानीय तहभित्र कक्षा ११ – १२ मात्र सञ्चालन गरिरहेका विद्यालयहरुको पनि अनिवार्य रुपमा विवरण अद्यावधिक गर्ने व्यवस्था मिलाउनु हुन ।
